カルテの保存期間とは
本記事は「カルテの保存期間と、医療機関における書類の保存期間や保存方法」について、経営コンサルタントの竹下が医師のために記載した文書です。
より詳しく知りたい先生はこちらからお問い合わせください。
〈目次〉
１． カルテの保存期間とは？
カルテ（診療力）の保存期間は、保険診療のルールを定めた「保険医療機関及び保険医療養担当規則（いわゆる療担規則）第9条」で５年間と義務づけられています。
5年間の保存期間の起点は「診療が完結した日」からとなります。
保存期間の起算日は、最終通院日ではなく、診療が完結した日から5年間となりますので、期間の数え方に注意して書類の整理や保管を行いましょう。
２．医療機関におけるその他の書類の保存期間一覧
病院などの医療機関では発生する書類は、医療法などの様々な法律で保存期間が定められており、保存義務があります。
もしも保存期間を把握せずに破棄してしまったり、紛失してしまったりすると法律違反とみなされ罰則が与えられることもあります。
それぞれの書類の保存期間をしっかり把握して管理が必要です。
医療機関における書類の保存期間一覧は以下の通りです。（厚生労働省「法令上作成保存が求められている書類」より抜粋
【保存期間5年】
・診療録（カルテ）
・助産録
・救急救命処置録
・エックス線装置等の測定結果記録
・放射線障害が発生するおそれのある場所の測定結果記録
・（保険医による）一定の様式の診療録
【保存期間３年】
・歯科衛生士の記録
・調剤済み処方せん
・（薬剤師の）調剤録
・（保険医療機関の）療養の給付の担当に関する帳簿、書類その他の記録
・（保険薬剤師の）調剤録
・（保険薬局の）療養の給付に関する処方せん、調剤録
【保存期間２年】
・病院、診療所又は歯科技工所で行われた歯科技工に係る指示書
・病院日誌
・各科診療日誌
・処方せん
・手術記録
・検査所見記録
・エックス線写真
・（病院の）入院患者・外来患者の数を明らかにする帳簿
・（地域医療支援病院の）紹介状
・（地域医療支援病院の）退院患者に係る入院期間中の診療経過の要約
・（特定機能病院の）紹介状
・（特定機能病院の）退院した患者に係る入院期間中の診療経過の要約
・エックス線装置等の使用時間に関する帳簿
・診療用放射線照射装置等の入手に関する帳簿
３．医療機関で発生する書類の保存方法
続いて、医療機関で発生する書類の保存方法をご紹介します。
■電子カルテ・レセコンなどで電子保管する
電子カルテやレセプトコンピューターなどを使っての電子保存は医療現場において、業務効率化に非常に役立ちます。
しかし、その一方で電子データは変更や消去が容易であるうえに、手書きのように筆跡なども残りませんので、改ざん防止やデータバックアップの点において注意が必要です。
電子データの保管をする際は、厚生労働省のガイドラインに記載されている「電子保存の要求事項」の３つの基準「真正性」・「見読性」・「保存性」を理解しておきましょう。
「法的に保存義務のある文書等の電子保存の要件として、真正性、見読性及び保存性の確保の3つの基準が示されている。それらの要件に対する対応は 運用面と技術面の両方で行う必要がある。
（中略）各医療機関等は、自らの機関の規模や各部門システム、既存システムの特性を良く見極めた上で、最も効果的に要求を満たす運用面と技術面の対応を検討されたい。」
参照元：医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第5版（平成29年5月）
■紙書類をスキャンして電子保管する
たまった紙カルテなどはスキャンして電子化するには、作業時間がかかるデメリットはありますが、患者情報が検索しやすい、省スペース、書類の持ち出しや盗難による情報漏洩を防ぐなどのメリットもあります。
また、スキャンして電子保管する場合は、厚生労働省の定めるガイドラインを遵守する必要があります。
電子的なデータは誰でも編集できてしまうので、スキャンするだけではデータ原本として認めてられていません。
厚生労働省の「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第5版（平成29年5月）」にて、電子署名とタイムスタンプを付与することが義務付けられています。
上記のガイドラインにのっとっていれば、電子化した後の書類を破棄することも認められています。
ただし、破棄する場合にも個人情報の保護に留意し適切な方法で破棄をする必要があります。
■紙のまま保存する
保存が必要な紙書類は膨大な量があり、保管場所スペースを確保するもの大変です。
以前は医療機関で責任をもって保管することが当然でした。
しかし、厚生労働省の「診療録等の保存を行う場所について」が発出され、条件を満たす場合に外部保管が認められるようになりました。
長期保管・保存を専門にしている会社の場合だとセキュリティ対策を24時間体制で行っており、院内で保管するよりも逆に安心できる場合もあり、保管コストを抑えられる場合があります。
４．まとめ
今回はカルテの保存期間と、医療機関における書類の保存期間や保存方法についてお話させていただきました。
電子カルテの保存期間は紙カルテと同様に５年間と定められています。
近年では、紙カルテから電子カルテへの移行が進んでおり、保存場所を気にすることなく、以前より容易にカルテを保存することができます。
日本医師会ではカルテを永久的に保存することを推奨していますので、仮に保存期間が過ぎたあとでも、できる限り保存しておくようにしましょう。
カルテの保管やその他の医療機関で発生する書類についてのご質問や、電子カルテの導入をご検討の方は無料の経営相談を行っておりますのでお気軽にお問い合わせください。
お問い合わせはこちら
今後もメールマガジン、公式Twitterにて診療情報等のクリニック経営に役立つ情報を発信していますので、ご登録・フォローをお願いします。
メールマガジン
クレドメディカル公式Twitter