事務長を採用する際の3つの注意点【クレド事務長代行】

クリニック経営における「事務長採用」の現実

院長先生が日々の診療に加え、スタッフ管理や経営判断、労務対応などに追われている。
そんな中で、「そろそろ事務長を採用した方がいいのでは？」と考える先生も増えてきています。確かに、事務長の存在は組織運営を支える大きな力になります。しかし一方で、採用に踏み切る前に注意すべき見えにくい落とし穴があるのも事実です。

採用時の落とし穴

・採用にかかる費用や時間が想像以上に大きい
・教育の手間が重くのしかかる
・業務量に対して人件費が見合わない
・採用しても「思ったように動いてくれない」ミスマッチのリスク

このように事務長の採用については、慎重な見極めが必要となります。

事務長を採用するときに注意すべき3つのポイント

（1）期待する業務範囲が広すぎる

「経営の右腕になってほしい」「スタッフの相談役も任せたい」「労務もできて当然」と、つい多くを求めてしまいがちですが、すべてを一人でこなせる人材はそうそういません。スキルや経験に見合わない期待をかけてしまい、結果的にミスマッチになるケースも少なくありません。

（2）一人の人材に依存することはリスクにもなりうる

頼れる人が増えることは良いことですが、業務が一人に集中することはリスクにもなります。急な退職や長期不在時に引き継ぎができず、業務が属人化・ブラックボックス化する恐れがあるため注意が必要です。

（3）採用後すぐに効果が出るとは限らない

どれほど経験豊富で優秀な人材でも、新しい組織に適応し、順応するためには時間と準備が必要です。「任せたいのに結局手が離れない」とならないためにも、採用前に育成・引き継ぎの期間を意識した上で採用を進めることが重要です。

採用だけが正解？“事務長代行”という新しい選択肢

このように院長先生の業務負担が増す一方で、限られた人材でクリニックを運営していくためには、工夫と柔軟な発想も必要になってきています。最近では、「事務長を採用する」という選択肢だけでなく、必要なときに必要な分だけ専門的なサポートを外部に依頼するという手法にも注目が集まっています。

「事務長をシェアできたらいいのに。」

先生同士でもこのような会話をされたことやお考えになったことがあるのではないでしょうか。この発想を形にしたのが、いわゆる「シェア事務長」つまり事務長代行です。 常勤で雇用せず、必要な業務だけを専門家に委託し経験と知見を活かしたサポートを受ける。そんな新しい選択がすでに存在します。

事務長代行を活用するメリット

・院長先生の実務負担が明確に減る
・スタッフとの間にクッション役ができ、関係性がスムーズなる
・採用・教育・定着のリスクなしで、即戦力を導入できる

シェア事務長の活用は「人材を雇う」のではなく「機能を活用する」ことで、経営を安定させる新しいアプローチと言えるでしょう。

事務長採用の前に、選択肢を整理することが大切

常勤の事務長を採用することが、必ずしも最善とは限りません。いまクリニックに求められているのは、「事務長という肩書を持つ人」ではなく、「運営を支える仕組みと機能」そのものではないでしょうか。院長先生が診療に専念できる体制を整えるためにも、改めてクリニックの規模や人員構成に合った形を、無理のない範囲で検討してみることが大切です。そのうえで

・常勤事務長を採用することに金銭的に負担がある
・バックオフィス業務のみに常勤として専任するほどの業務量があるか不安である
・経営・労務・マネジメントを部分的に支援してほしい
・まずは業務の整理から始めてみたい
・他院と事務長を共有（シェア）することで、クリニックの常勤雇用としての負担も軽減しながら、クリニックの診療外業務の負担を軽減したい

そのように感じられた際は、クレド事務長代行の「無料相談」をぜひご活用ください。現状の業務課題を整理し、負担を軽減するための最適な方法を一緒に考えるお手伝いいたします。