クリニックに事務長は必要？【クレド事務長代行】

診療だけではない、院長先生の負担

「もっと診療に専念したいのに、診療以外の業務が多すぎる…」

このような考えを持たれたことはありませんか？
クリニック運営にはスタッフ管理や経費処理・採用活動・外部業者とのやり取りなど、診療以外の業務が数多く発生します。これらの業務に時間を取られることで本来注力すべき診療に割ける時間が圧迫されてしまうことも少なくありません。
こうした負担を軽減しクリニックの運営を円滑にする方法の一つとして事務長の配置を検討された経験のある先生もいらっしゃるのではないでしょうか。

事務長が担う「院長先生が抱えがちな業務」とは

クリニックの運営を円滑にするためには、診療だけでなく事務管理やスタッフのマネジメントなど、多岐にわたる業務を適切に進める必要があります。しかし、これらの業務が院長先生の大きな負担となることも少なくありません。
こうした負担を軽減するために、事務長を採用し業務を任せることで、クリニック全体の運営がスムーズになり、院長先生が診療に専念しやすい環境を整えることができます。

特に以下の業務を事務長が担うことで、業務の分担が明確になり、クリニックの運営がより円滑に進むでしょう。

スタッフ管理・労務対応

シフト調整・勤怠管理・給与計算の補助・スタッフの教育や評価のサポートなど、日々の労務管理全般

経費や資金管理

クリニックの経費や予算の管理・補助金や助成金に関する情報収集と申請業務

業務の最適化と効率化の推進

業務フローの整理やマニュアル作成・外部業者との契約交渉や手続き、問い合わせ対応

事務長を配置することでクリニックはどう変わる？

事務長が業務を担うことで、院長先生の働き方だけでなく、クリニック全体の運営がより円滑になります。適切な役割分担ができれば次のような変化が期待できます。

・診療後の残業が減り、院長先生だけでなくスタッフの勤務環境も改善される
・業務の優先順位が整理され、ムダな作業を削減できる
・トラブル対応の窓口が一本化され、院長先生の負担が軽減されると同時にスタッフも働きやすくなる

たとえば、事務長がスタッフのシフト管理を担当することで、調整がスムーズになり、院長先生が個別に対応する時間を削減することができます。また、経費管理や補助金申請を担当してもらうことで、資金管理に関する業務の負担が軽減され院長先生がより戦略的な経営判断に集中しやすくなるでしょう。
さらに、医療機器のリース契約や物品発注など、外部業者とのやり取りを事務長が担うことで、院長先生は最終的な判断に専念し、より重要な業務に集中できる環境を作ることが可能になります。
このように事務長は院長先生が「自分にしかできない仕事」に専念する環境を作るための重要な役割を担っています。

まとめ

「もっと診療に集中したい…」
「診療以外の業務負担を軽減し、クリニックの運営を円滑にしたい…」

今までに一度でも上記のように考えたことがあれば、事務長の採用を検討することも一つの方法かもしれません。その上で

・本当に事務長を雇うべきなのか？
・他の方法でクリニック運営をスムーズにはできないか？

こうした疑問をお持ちの院長先生は、一度専門家に相談してみることも一つの方法です。

「事務長を雇うべきか迷っている」
「どのような業務を任せればいいのかわからない」

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