スタッフのシフト作成等、勤怠管理に時間を取られてしまう【クレド事務長代行】
シフト作成等、勤怠管理における代表的な悩みとは？
クリニックのシフト作成や勤怠管理は、効率的な診療体制を維持するために欠かせない業務のひとつですが、時間も手間もかかります。スタッフに任せることが出来れば理想的ですが、経営者としての責任感や、そもそもスタッフ全体の能力と適性を把握してくれているリーダーがいない等の理由から院長先生ご自身がシフト作成、勤怠管理等の労務処理まで対応されているケースも多く、そのような先生方は次のようなお悩みを抱えていらっしゃるのではないでしょうか？
・希望シフトの取りまとめを効率化したい
・シフト月ごとに休診日や曜日設定の変更をするのは面倒だ
・資格や役割を考慮した適切な配置の仕方に悩んでいる
・労働時間のバランスを守りつつ、シフトを作成するのは煩雑だ
・スタッフの勤怠管理を正確に管理し、ミスなく給与計算を進めたい
これらの悩みやストレスが蓄積し、日々の診療や経営に集中しづらいと感じる院長先生もいらっしゃるのではないでしょうか。
効率的な勤怠管理を導入するためのポイント
シフト作成や勤怠管理にかかる負担を軽減し、効率的なクリニック運営を目指すためには、次のようなポイントを意識することが重要です。
シフト作成業務等の自動化
希望シフトの収集や集計を自動化する仕組みを取り入れることで、手作業によるミスや時間のロスを削減できます。エクセルやツールを工夫して、希望シフト収集から集計までをスムーズに進められる環境を整えることが重要です。
役割ごとの配置ガイドラインの策定
看護師や受付スタッフ等の役割ごとに必要な配置人数や条件を明確にし、それを基準としてガイドラインを策定することで、配置の効率化を進めることができます。このガイドラインをもとにシフトを作成することで、誰がシフトを作成しても公平性と一貫性を保つことができ、また適切な配置は診療体制の安定化にもつながります。
勤怠記録や給与計算の正確性の向上
勤怠記録用のフォーマットをエクセルで作成し、タイムカードや手書きの記録を定期的に入力・集計することで、統一された管理が可能になります。表計算システムを活用すれば、労働時間の合計や残業時間、給与計算も自動で算出でき、手計算によるミスを防ぐことができるでしょう。
勤怠管理システムやシフト作成システムの導入を検討
場合によっては勤怠管理システムの導入による希望シフトの収集、資格・役割に基づいた配置等、勤怠管理全般の効率化を検討することも必要でしょう。ただし、導入には注意点もあります。
① システムの選定に手間がかかる
業者とのやり取りや、クリニックに最適なシステムの選定が必要不可欠です。
② 導入後の運用定着に労力と時間がかかる
スタッフ全員が操作を習得するまでの労力と期間についても事前に検討しておく必要があるでしょう。
③ コストが発生する
初期費用やランニングコストの見極めが必要となります。
勤怠管理システムの導入は確かに便利ですが、導入に際しては新たに対応する業務が増え、しっかりと定着するまでには一時的に労力が増加するリスクも考慮する必要があるでしょう。
まとめ
シフト作成や勤怠管理は一見地味な作業に思えるかもしれませんが、スタッフの労働環境を整え、診療を滞りなく進めるための基盤となる業務です。一方で運用が非効率になってしまったり、スタッフの要望を過度に優先してしまうと必要以上に時間や労力がかかり院長先生の負担を増やす要因となり得ます。こうした負担を軽減するためには、テンプレートの活用やシステム導入といった効率化の仕組みづくりが有効です。一方で仕組みづくりを進めるにあたり、導入や運用に伴う手間や負担の増加も懸念されるため、なかなか対応に踏み切れていないというクリニックも多いのではないでしょうか。
クレド事務長代行では、これらの課題を解決するための自動化システムの構築はもちろん、テンプレート作成や勤怠管理システムの導入サポート（業者とのやり取りやスタッフへの操作レクチャー）等、どのようなことにもご対応させていただいております。
勤怠管理を効率化したい、各種対応をするための時間確保が難しい等と感じられる場合には、是非クレド事務長代行にご相談ください。
