事務長雇用を検討しているものの適した人材が見つからない【クレド事務長代行】
事務長の雇用を考える中で、さまざまな課題が決断を妨げている
クリニックの運営において、院長先生の負担が増えてしまう一因として「診療以外の業務」が挙げられます。経理、労務管理、業者対応、スタッフ教育など日々のクリニック運営に関わる診療以外の業務は多岐にわたり、これらの業務に追われることで本来注力すべき診療や経営判断の時間が圧迫されてしまうケースも少なくありません。
そこで「事務長を雇用し負担を軽減したい」と考える先生も多いのですが、実際に雇用に踏み切るとなると以下のような課題が浮上します。
・事務長の人件費が高く、固定費の負担が心配
・適切な人材が見つからない
・採用後、期待どおりのパフォーマンスを発揮してくれるかが不安
・合わなかった時に解雇できないリスクが気になる
・教育に時間と労力がかかる
このように事務長の雇用にはメリットも多い一方で、慎重な検討が必要となります。
また、事務長の雇用を考え始めたばかりの先生の中には「本当に事務長が必要なのか？」を整理したいとお考えの方もいらっしゃるでしょう。
もしも「事務長を雇用することでクリニック運営はどう変わるのか？」をより深く知りたい場合はこちらの記事
もご参考ください。
事務長の採用に伴うリスク
事務長を雇用することで院長先生の業務負担は軽減される一方、以下のようなリスクについては十分な検討が必要です。
人件費の負担
事務長の年収相場は600万円～800万円とされており、クリニックにとって大きな固定人件費を負担する必要が発生します。
採用リスク
事務長として採用した人材が、実際に期待どおり業務を進められるかは未知数です。また、適した人材を採用するまでに時間を要するケースもあります。
雇用・解雇のリスク
万が一、雇用した事務長がクリニックの方針と合わなかった場合でも、すぐに解雇することは難しく固定人件費が発生し続けるリスクもあります。
教育コスト
採用後すぐに業務を引き継ぐことができるとは限りません。業務フローの把握やクリニックの方針に基づいた対応ができるようになるまでには、一定の教育期間が必要です。
こうした背景から「事務長を雇用したいが、常勤として雇用する判断には至らない。」と感じる院長先生も多くいらっしゃいます。
アウトソーシング事務長という選択肢
「事務長を雇うほどではないが、業務の負担は軽減したい」
「固定人件費を増やさずに、診療外業務を委託したい」
「雇用のリスクはできる限り回避したい」
「業務に精通した即戦力が欲しい」
そんなクリニックにとって、アウトソーシング（事務長代行）の活用は有効な選択肢となります。
アウトソーシング事務長のメリット
・必要な業務のみを依頼可能（常時雇用ではないので固定人件費がかからない）
・業務量に応じ、コストの調整が可能
・必要なスキルを持った担当者が対応
・契約期間に応じて柔軟な対応が可能
このように「事務長は必要だが常勤採用のリスクは避けたい」「まずは事務長が自院に必要かを試してみたい」というクリニックにとって、事務長代行は合理的な選択肢です。
次に「常勤事務長」と「事務長代行」の具体的な違いを比較してみましょう。
常勤事務長 vs 事務長代行 – どちらが適しているか？
| 常勤事務長 | 事務長代行 | |
|---|---|---|
| 人件費 | 600万～800万円/年（固定費） | 8万～30万円/月（業務量に応じた変動制） |
| 業務範囲 | 幅広い業務をフルタイムで対応 | 必要な業務のみ依頼可能 |
| 採用・教育コスト | 採用・研修が必要（時間・コストがかかる） | 即戦力が対応（教育不要） |
| 解雇・退職リスク | 解雇できないことによる固定人件費のリスクあり / 離職による業務停滞の可能性 | 契約期間に応じた費用負担のため調整し易い / 退職リスクなし |
| 業務の柔軟性 | 専門性の高いスキル保持者が多く、幅広い業務への対応が難しいケースが多い | 幅広い業務に対応可能 |
常勤事務長が適しているケース
・クリニックの規模が大きく、日々の業務が多い
・内部でじっくり育成しながら長期的に業務を任せたい
・経営の一端を担う幹部候補として、長期的に登用したい
事務長代行が適しているケース
・常勤で雇うほどの業務量はないが、院長先生やご家族・スタッフの負担は軽減したい
・人件費を抑えつつ、業務効率を上げたい
・教育コストや採用リスクを回避し、即戦力を活用したい
このようにクリニックの業務量や人員体制、費用負担を考慮しながら最適な選択肢を検討することが重要となってまいります。
まとめ
事務長を雇用することで院長先生の負担は一定数軽減されるものの「固定人件費の負担」「採用・教育リスク」「雇用・解雇のリスク」といった課題については軽視できません。
そのため「雇用は難しいが負担は減らしたい」とお考えの先生には、事務長代行という選択肢も検討されることをおすすめします。
クレド事務長代行では、クリニックごとの課題に応じて必要な業務のみを柔軟に委託できるプランをご用意しています。
「常勤事務長を雇うべきか迷っている」
「事務長は必要だが、教育にかけている時間はない」
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