優秀な事務長とは？事務長選びで後悔しないための見極めポイント【クレド事務長代行】

クリニック運営を支える「事務長」の存在とは

クリニックの組織運営を円滑に進めていくためには院長先生にばかり業務が集中しないよう「役割分担のための仕組みづくり」を進めることが必要不可欠です。しかし、院長先生が日々の診療や経営者としての多岐にわたる業務に対応されている中で「役割分担のための仕組みづくり」に十分な時間を割くことは容易なことではありません。

だからこそ、事務長のポジションには「仕組みづくりに長けた人材」を置くことが重要となってきます。

優秀な事務長の定義

しかし、仕組みづくりに強いだけでは現場の事務長としては不十分です。現場と経営をつなぎ、クリニック全体の力を引き出すことができる「優秀な事務長」には、以下のような資質が求められます。

優秀な事務長に求められる6つの資質

1. 課題を見える化し、仕組みとして整理する力
2. 実務の標準化・効率化に取り組む力
3. 施策運用の定着を支える現場調整力
4. 院長先生の意向を業務設計に反映する力
5. 外部連携やツール導入を進められる柔軟性
6. 院長先生の負担を減らす仕組みづくりの黒子としての姿勢

事務長の見極め時、優先的に注目したいポイント

一方で上記の6つの資質を兼ね備えた「理想の事務長」を見つけることは容易ではありません。採用までにかかる時間は勿論、仮に見つかったとしても採用コストの面から考えるとそのまま採用することは現実的ではないでしょう。そこで、まずは次のような実績がある事務長を採用し「体制づくりの第一歩」を任せていく中で徐々に理想の事務長に育てていく視点を持つことをお勧めします。

1. 業務の見直しや改善に主体的に取り組んだ経験があるか

アナログで行っていた業務をエクセルやクラウドツールで仕組化・効率化した実績があるかどうか。またはそのような視点を持っているか。

2. 環境整備や業務標準化に取り組んできたか

ルールが曖昧な業務に対して、マニュアルの整備や役割分担の見直しを行い、属人化の解消に取り組んできた実績や視点を持っているか。

3. クリニック内外との調整に柔軟に対応できるか

院長先生の方針を現場にわかりやすく伝達できる。社労士や業者との調整・連絡を巻き取ることのできる力があるか。

理想の事務長に育てる依頼（指示）の仕方

また事務長を採用した後、すぐに全ての業務を任せられるわけではありません。「どのように任せるか」「どこから任せるか」といった依頼・指示の仕方によって、その後の成長スピードや信頼関係の築き方が大きく変わってきます。

以下のようなポイントを押さえることで、事務長が役割を正しく理解し院長先生の求める形で業務を進めてくれるでしょう。

1. 「業務の目的」を明確に伝える

「なぜこの業務を任せたいのか」「それによって何を実現したいのか」を明確に伝える。

2. 業務の「ゴール」と「判断基準」を明示する

「何をもって完了とするか」「どんな判断軸で進めてほしいか」をセットで伝える。

3. 「手段」ではなく「目的」と「範囲」を伝える

事務長には、自ら考え動く余地を残しておく。細かい手順まで指示するのではなく、任せる業務の目的・優先度・期限などの「条件」を伝える。

まとめ

「全てを完璧にこなしてくれる事務長を採用する」ことが目的ではなく「改善を積み重ねながら仕組みによって体制を整えていける事務長」を育てていくことが、長期的なクリニック運営には欠かせません。

仮に優秀な事務長を採用できたとしても、もしその人が突然離職してしまった場合、「その人にしかできない仕事」ばかりでは、業務の引き継ぎができずクリニックの運営に大きな支障が生じるリスクもあります。

一方で事務長の業務が仕組み化されていれば、たとえ急な退職や不在があっても、既存のスタッフで大きな混乱なく引き継ぐことが可能です。

とはいえ事務長の採用や育成には時間もコストもかかります。また、事務長の採用や教育に院長先生ご自身が多くの時間を割くとなると、日々の診療と両立するのは難しく大きな負担となってしまいます。そのような場合は、まずアウトソーシングを活用して様子を見ながら体制を整えていくという選択も有効です。

「本格的な雇用の前に、一度アウトソーシングで様子を見たい」
「現場が回るよう、まずは業務の見える化・分担から始めたい」

その様なお悩みがございましたら、ぜひクレド事務長代行の無料相談をご活用ください。